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Lesen und Senden

Über den Mausklick auf den Briefumschlag oder über das Menü Bearbeiten -> eMail erreichen Sie Ihre eMail-Verwaltung.

eMails lesen

Haben Sie neue Mails erhalten, werden diese in Fett dargestellt. Bei einfachem Mausklick auf Ihre Mails erscheint die Mail im unteren eMail Fenster – bei Doppelklick öffnet sich ein neues Fenster.
Möchten Sie den Status Ihrer Mails aktualisieren, klicken Sie einfach auf das Briefumschlagsymbol Ihrer eMail-Verwaltung, die eMails werden nun mit dem onOffice Server abgeglichen.

Farbliche Darstellung der Emails:

Die Mails mit roter Schrift und gelbem Hintergrund haben von dem Versender eine hohe Priorität / Dringlichkeit eingestellt bekommen. Sollten blaue Mails bei Ihnen vorhanden sein, so wurde diesen eine niedrige Priorität / Dringlichkeit vergeben. Alle Mails mit normalem Status werden in schwarz dargestellt. Wie Sie beim Versand einer Mail die Priorität einstellen können, erfahren Sie hier.

Ansichten darstellen und Ordner neu anlegen

Klicken Sie auf   und Sie erhalten eine Übersicht über die bereits im System angelegten Ordner.

Über den Button legen Sie neue Ordner innerhalb Ihrer Ansicht und somit innerhalb des eMail-Systems an. Per Mausklick erhalten Sie ein Eingabefeld, in welchem Sie den Namen Ihres gewünschten Ordners angeben können. Automatisch wird dieser in die Ansicht aufgenommen.

Portalanfragen

Mit einem Stern gekennzeichnete eMails sind Portalanfragen. Hier wirkt ein eMail-Filter, durch den Sie aus der Anfrage eine Adresse generieren können. Das spart Ihnen wertvolle Zeit beim Aufnehmen der Adressdaten Ihrer Kunden.

Wählen Sie um eine neue Adresse aus den vom Kunden übermittelten Daten zu erstellen, oder die Mail einem bestehenden Datensatz zuzuordnen.

eMails selektieren

Alle Mails, keine Mails, invertierte Darstellung oder gemäß dem jeweiligen Status: Selektieren Sie die Ansicht Ihrer Mails nach verschiedenen Kriterien.

 

Auswahl eMails

Über „Aktionen“ können Sie Ihre Mails löschen oder nach bestimmten Vorgaben kennzeichnen. Auch die Zuordnung in die zuvor angelegten Ordner in diesem Menü unter „Verschieben nach“ möglich.

eMails senden

Um eine neue eMail zu versenden, benutzen Sie das Symbol Neuer Datensatz . Geben Sie Ihren Text in das vorgesehene Textfeld ein.

Format:
Sie können Ihre eMail wahlweise im Text- oder HTML-Format versenden. Wenn Sie Grafiken einfügen oder z. B. einen gestalteten Newsletter versenden möchten, müssen Sie das HTML-Format verwenden. Sobald Sie in der Schaltfläche „Format“ HTML ausgewählt haben, wird die Normalansicht des HTML-Editors geöffnet. Die Normalansicht bietet eine kleine Auswahl an Schriftartoptionen:

Die erweiterte Ansicht des HTML-Editors kann durch Klick auf das Bildschirmsymbol  geöffnet werden. Diese enthält den Gesamtumfang der gängigen HTML-Befehle:

 

Ein erneuter Klick auf das Bildschirmsymbol schließt die erweiterte Ansicht und führt Sie zurück zur Normalansicht.

Rechtschreibprüfung:
Über die Rechtschreibprüfung können Sie Ihr Dokument auf Schreibfehler testen. Klicken Sie dazu auf das Symbol  .

Ihr eMail Text wird automatisch in die Rechtschreibprüfung übernommen. Sie können zwischen alter und neuer Rechtschreibung wählen.

Textbausteine:
Sie benutzen in Ihren Mails häufig die gleichen Textbausteine. Bei onOffice smart können Sie diese bequem anlegen. Mehr zur Anlage von Textbausteinen .

Signatur:
Ihre Signatur können Sie unter den eMail Einstellungen vorformulieren und in Ihre eMail einfügen.