eMail zuordnen

In onOffice smart werden alle ein- und ausgehenden eMails in die Aktivitäten eingetragen. Die verschiedenen Abläufe sehen, wie in folgenden Beispielen dargestellt, aus:

Posteingang

Sie erhalten eine eMail, dessen Absender eine andere Domain besitzt, also zum Beispiel a.mustermann@home.de.

• Existiert ein Adress-Datensatz mit der eMail-Adresse a.mustermann@home, wird für diese eMail in dessen Aktivitäten ein Eintrag mit der Aktionsart „Email“, Aktionstyp „Eingang“ erstellt.
  
• Ist die eMail-Adresse in Ihren Adressdatensätzen nicht vorhanden, wird zunächst kein Aktivitäten-Eintrag angelegt. Sie können jedoch entweder die eMail manuell mit einem neuen Adressdatensatz verknüpfen oder die eMail-Adresse in einen bestehenden Adressdatensatz eintragen. Der Aktivitäteneintrag wird automatisch angelegt.
  

Postausgang

eMail neu erstellen
Sie schreiben eine neue Mail an den Besitzer der eMail-Adresse a.mustermann@home.de. Haben Sie im Vorfeld einen einen Adress-Datensatz zu dieser Person angelegt inklusive eMail-Adresse, wird die ausgehende eMail mit der Aktionsart „Email“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen.

eMail beantworten
Wenn Sie eine eMail von a.mustermann@home.de beantworten und haben Sie im Vorfeld seinen Adressdatensatz inklusive eMail-Adresse hinterlegt, wird die ausgehende eMail mit der Aktionsart „Email“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen.

eMail weiterleiten
Sie erhalten eine Mail von a.mustermann@home.de und leiten diese weiter. Beim Weiterleiten von eMails wird die ursprüngliche Absender-Adresse versteckt in der weitergeleiteten eMail vermerkt. Dies funktioniert auch bei mehrfacher Weiterleitung. Maßgeblich für den Aktivitäten-Eintrag beim Weiterleiten ist immer die ursprüngliche Absenderadresse (a.mustermann@home.de).Existiert hier ein Adress-Datensatz und ist dort die eMail-Adresse a.mustermann@home.de hinterlegt, wird die weitergeleitete eMail in seine Aktivitätenliste eingetragen.

Zuordnung setzen

Wenn in einer eMail das unten abgebildete Symbol zum Zuordnen sichtbar ist, kann die Mail nicht automatisch zugeordnet werden. Die Absenderadresse ist noch in keinem Adressdatensatz bekannt.



Mit Klick darauf öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Adressdatensatzes. Sie können über den Karteireiter „Adresse suchen“ eine bestehende Adresse zuordnen oder über „Neu Anlegen“ eine neue Adresse anlegen. Beim Zuordnen eines bestehenden Adressdatensatz funktionieren die Eingabefelder als Suche. Es genügt also der Eintrag des Namen und der anschließende Klick auf „Suchen“. Unter den Suchergebnissen kann der gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Beim Neu Anlegen können die Eckdaten schon mal in die Eingabefelder eingetragen werden. Ein Klick auf „Anlegen“ generiert einen neuen Adressdatensatz aus den eingetragenen Daten.

Zuordnung lösen

Ist bei einer eMail bereits eine Adressverknüpfung vorhanden, Sie möchten diese aber einem anderen Adressdatensatz zuordnen, kann die bestehende Zuordnung manuell durch Klick auf das - Symbol gelöst werden:

Sobald die Zuordnung gelöst wurde, kann die eMail mit einem anderen Adressdatensatz verknüpft werden: