eMail-Dialog

1. Einleitung

Um den eMailversand in onOffice smart 2.5 benutzerfreundlicher zu gestalten, wurde der bekannte 9-schrittige Dialog von Grund auf erneuert. Auf überflüssige Klicks wird dabei komplett verzichtet. Je nachdem, von wo der Dialog aufgerufen wird, sind Objekte und Adressen bereits verknüpft und müssen nicht mehr bestätigt werden. Die eMail kann nach dem Aufruf des Dialogs direkt versendet werden. Zusätzliche Funktionen sind optional verfügbar auf eigenen Karteireitern untergebracht und eine neu gestaltete Schnellsuche über das An-Feld erleichtert das Hinzufügen weiterer Empfänger.

Der eMaildialog kann in onOffice von verschiedenen Stellen aufgrufen werden:

Aufruf in onOffice über	Objektverknüpfung	Adressverknüpfung
Adressgrunddaten	Zunächst nicht gegeben	Die aktuelle Adresse
Objekt-Vermarktung	Das aktuelle Objekt	Zunächst nicht gegeben
Adresse > Karteireiter Objekte	Alle selektierten Objekte	Die aktuelle Adresse
Objekt > Karteireiter Interessenten	Das aktuelle Objekt	Alle selektierten Adressen

2. Karteireiter Inhalt

Je nachdem, von wo der Aufruf erfolgt ist, sind mit dem eMaildialog bereits Objekte oder Adressen verknüpft. Eine Übersicht haben Sie jederzeit über die Statusanzeige Objekte/Adressen im unteren rechten Bildbereich. Wird der Dialog aus den Grunddaten einer Adresse über die Schaltfläche eMail aufgerufen, ist zunächst nur eine Adresse verknüpft.

Wollen Sie eine einfache eMail ohne Objektverknüpfung schreiben, brauchen Sie hier lediglich den Text eingeben und die Mail versenden.

Folgende Funktionen bietet der Karteireiter „Inhalt“:

Hinzufügen von weiteren Empfängern über die Schnellsuche im Feld An, CC, BCC. Beachten Sie hierbei, dass bei BCC-Empfängern kein Eintrag in die Aktivitäten erfolgt.
Versenden von Faxen. Hierzu müssen Sie über das Faxmodul und ausreichend Guthaben verfügen.
Auswahl einer Vorlage aus Ihrem Vorlagenpool. Es kann außerdem eine Standard-Vorlage ausgewählt werden.
Ändern des Formats. Wenn Sie Textformatierung benutzen oder Bilder in die eMail einbinden wollen, muss das Format von Text auf HTML geändert werden.
Eingabe von Betreff und Inhalt
Signatur auswählen und Festlegen einer Standard-Signatur.

3. Karteireiter „weitere Empfänger“

Wenn Ihre eMail lediglich an 1-3 Empfänger versendet werden soll, können Sie die Empfänger auf dem Karteireiter „Inhalt“ hinzufügen. Soll die eMail aber an eine ganze Liste von Interessenten, eine Arbeitsliste oder einen gefilterten Personenkreis geschickt werden, benutzen Sie die Schaltfläche „weitere Empfänger selektieren“.

4. Karteireiter „Objekte“

Sie wollen dem Interessenten ein Objekt anbieten und das passende Exposé anhängen? Der eMailversand soll im Maklerbuch dokumentiert sein? Sobald sich Ihre eMail auf ein Objekt bezieht, muss das Objekt hier zugeordnet werden. Auch hier zeigt Ihnen wieder die Objekt-Status Anzeige im unteren rechten Bildbereich die Anzahl der aktuell mit der eMail verknüpften Objekte.

5. Karteireiter „Anhänge“

An dieser Stelle können Sie Ihrer eMail Anhänge hinzufügen. Im oberen Bereich sind alle angehangenen Dateien – mit Ausnahme der objektbezogenen Anhänge – gelistet. Hier können Sie z.B. Dateien von Ihrer lokalen Festplatte hochladen oder Daten aus dem Dateien-Ordner Ihres onOffice verknüpfen. Durch die Option „Einstellung als Standard speichern“ sind die Dateien beim nächsten eMailversand direkt wieder an die eMail angehangen. So können Sie Ihre AGB’s automatisch an jede eMail anhängen.

Im Bereich „Exposés und Dokumente“ können Sie eine oder mehrere Ihrer Exposévorlagen auswählen. Diese werden dann pro Objekt generiert und an die eMail angehangen. Wenn Sie also einem Interessenten das „PDF lang Exposé“ zu drei Objekten schicken wollen, müssen Sie diese drei Objekte mit der eMail verknüpfen und dann unter den Anhängen ein Häkchen beim PDF Exposé setzen.

Unter den Objektanhängen im unteren Bereich stehen alle Dokumente, Exposés, Grundrisse und Lagepläne zur Auswahl, die bei einem der verknüpften Objekte unter „Dateien“ hinterlegt sind.

6. Karteireiter „Optionen“

Die folgenden Optionen sind einmalig einzustellen und gelten dann für jeden weiteren eMailversand:

Setzen einer Wiedervorlage in X Tagen für einen beliebigen Benutzer
Wollen Sie bei diesem Interessenten nach ein paar Tagen noch einmal nachhaken? Dann setzen Sie sich dazu eine Wiedervorlage für Ihren Benutzer.
Zeitversetztes Senden der eMail
Um die Mail erst am nächsten Tag zu verschicken, können Sie hier Datum und Uhrzeit für den Versand angeben.
Bereits angegangene Interessenten nicht anschreiben
Bei einer großen Liste verknüpfter Interessenten macht es Sinn, diese Option zu aktivieren. Damit verhindern Sie, dass ein Interessent das Exposé zu einem bestimmten Objekt ein zweites Mal erhält.
Vorgang simulieren, nur Arbeitslisten erstellen
Hierdurch wird die eMail nicht versendet. Es wird für jedes verknüpfte Objekt eine Adressarbeitsliste mit den selektierten Empfängern angelegt.
Bestehende Arbeitslisten ggfs. Überschreiben
Wurde der vorige Punkt selektiert, wird eine bereits bestehende Adressarbeitsliste (die zu einem Objekt bereits gespeichert wurde) hiermit überschrieben.
Blindkopie an sich selbst
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Versenden der eMail eine Blindkopie an die eigene eMail-Adresse versendet.
Lesebestätigung
Durch Anhaken der Lesebestätigung wird der Empfänger bei Erhalt der eMail gefragt, ob er eine Empfangsbestätigung senden möchte. Erklärt sich der Empfänger damit einverstanden, erhalten Sie die Lesebestätigung per eMail.
Einstellungen als Standard speichern
Wird diese Funktion aktiviert, werden die Einstellungen gespeichert und für den nachfolgenden eMail-Versand verwendet.

Stellen Sie die zur Verfügung stehenden Optionen so ein, dass die Einstellungen Ihren Bedürfnissen bei jedem weiteren Versand gerecht werden.

7. Vorschau

Sie können sich jederzeit die Vorschau zu Ihrer eMail anzeigen lassen. Dabei werden die verwendeten Makros bereits ersetzt. Beachten Sie, dass die Vorschau natürlich nur die Daten eines Datensatzes anzeigen kann. Hierbei wird der erste Adress- oder Objektdatensatz als Referenz verwendet.